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アンテナショップ販売業務の内側

 今日はアンテナショップの営業事務の作業をご説明させていただく。

 まず第一段階は、ネット上で開いているアンテナショップをご覧くださったお客様から商品のご注文が入る。
 ここまでは、購入者ご自身が買い求められる商品をカートに入れる作業を行ってくださるわけだ。
 その後の事だが、予めこちらで「メール設定」していた注文受け自動メールが購入者様にまず配信されることになる。

 第二段階は、当NPO法人主宰の「八ヶ岳アンテナショップ」として、改めて、「ご注文確認」メールを購入者様に差し上げることになる。
 もちろん、この時点でもご注文内容の確認ができることになっている。それだけでなく、商品購入額・送料などの合計お支払い額に差異があれば(もちろん、基本的には自動計算されるのだが、お客様が1回のご注文で同時に3カ所に配達を依頼された場合など、差額が生じる結果となる)、それを修正してお知らせするといった営業事務が生じることになるわけだ。
 このご注文確認メールには、銀行振込などの口座のお知らせなども含まれている。

 そして第三段階は、「ご入金確認」メールを、NPO法人から購入者様に差し上げることになる。
 この時点で、アンテナショップを主宰する当NPO法人から、各お店様宛に、商品を発注するわけだ。
 ここの作業が些か手間を要する。カートシステムの受注書をコピーして、立ち上げたワープロソフトに貼り付け、文書を整える。その後、その文書を印刷する。そうして、各お店様に、ファックス送信(お店様のご希望により、メールでも対応)するのである。
 そして、原則として、ここで各お店様から「受注」確認のファックスなり電話なりメールなりを頂戴することになる。
 ここで発注ミスや受注ミスが発生すると、最悪の場合配達日まで、そのミスに気づかず、お客様に多大なご迷惑をおかけすることになり、もちろん、アンテナショップ自身の信用も失うこととなる。細心の注意が必要な段階だ。

 で、第四段階は、各お店様から購入者様へ発送となる。
 もちろん、ここで間に、クロネコやペリカンや佐川急便などの宅配業者が入ることになる。

 上記をまとめると、各お店様としては、注文を受け、受注の確認・連絡をアンテナショップの主宰者・運営者であるNPO法人に送り、商品を作り、梱包し、配達業者に手渡し、その発想完了の連絡をNPOに行うという段取りになる。
 当NPO法人の立場では、直接購入者(お客様)へのご連絡から、商品製造のお店様へのご連絡までを取り仕切ることになるのである。
 
 商品の売買が完了した後日に、アンテナショップ主宰のNPO法人と商品製造のお店様の間で、精算会計業務を行うことになる。その時点で、取引は完了というわけである。

 こう書いてくると複雑のようだが、合理的な流れの中での作業であり、実行してみると、各時点で当然の事をやっているに過ぎない。 
 そして、商品購入者様にとっては、受注にせよ、発送にせよ、NPO主宰のアンテナショップと、商品製造のお店様の間で二重にチェックが入る方式で、手違いを防止する上でより安全度の高い方式と言えるだろう。

 以上が、八ヶ岳アンテナショップの営業事務作業の全容である。
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プロフィール

kana@八ヶ岳高原

Author:kana@八ヶ岳高原

山あっての観光、高原あっての観光、新鮮な空気と水と緑あっての観光をポリシーとして、八ヶ岳高原の自然環境と共生した観光の活性化を希求するNPO法人 八ヶ岳南麓観光ドットコムの理事長をしております。八ヶ岳を愛する東京生まれの東京育ちの還暦を越えた者です。どうぞよろしくお願い申し上げます。

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